Cách hợp nhất thư (Trộn thư) trong Word

Mail Merge là một tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các biểu mẫu chèn vào một hình thức cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, thẻ báo cáo
Mặc dù tính năng này rất hữu ích, nhưng nhiều bạn không biết hoặc không chú ý đến tính năng trộn thư này. Vui lòng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu cách hợp nhất các thông báo trong Word 2007.
Trước tiên, bạn cần phải có tệp từ mẫu đã tạo để chèn thông tin. Sau đó, bạn làm như sau:
Bước 1: Mở tệp Word mẫu, chọn tab Thư -> Bắt đầu Trộn thư -> Trình hướng dẫn trộn thư từng bước.
Hướng dẫn hợp nhất từng bước thư
Bước 2: Hiển thị Trộn thư ở phía bên phải của Word, chọn Chữ cái trong loại Chọn tài liệu và chọn Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu.
Tài liệu bắt đầu
Bước 3: Tiếp tục chọn Sử dụng tài liệu hiện tại và chọn Tiếp theo: Chọn người nhận.
Chọn người nhận
Bước 4: Trong Chọn người nhận, chọn Sử dụng danh sách hiện có nếu danh sách có sẵn, bạn có thể chọn Nhập danh sách mới để tạo danh sách mới. Sau đó bấm Next: Viết thư của bạn.
Viết thư của bạn
Bước 5: Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu, chọn danh sách có sẵn và nhấp vào Mở.
Mở
Bước 6: Chọn bảng chứa dữ liệu sẽ sử dụng. Ví dụ: trong tệp Excel này sheet1 là bảng dữ liệu, chúng tôi chọn Sheet1. Sau đó bấm OK.
Được 1
Bước 7: Trong hộp thoại Người nhận phối thư, chọn dữ liệu bạn muốn chèn bằng cách chọn các hộp trước dữ liệu đó. Nếu bạn chèn tất cả, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh Nguồn dữ liệu.
Sau khi chọn, bấm OK.
Được rồi 2
Bước 8: Chọn Tiếp theo: Viết thư của bạn.
Viết thư của bạn 2
Bước 9: Trong bước tiếp theo, đặt con trỏ của bạn vào vị trí bạn muốn chèn dữ liệu, sau đó nhấp vào Thêm mục.
Thêm mặt hàng
Bước 10: Xuất hiện hộp thoại Chèn Hợp nhất Trường, chọn trường đúng với nội dung bên cạnh con trỏ và bấm Chèn để chèn.
Chèn
Sau khi chèn, bấm Đóng để đóng.
Gần
Bước 11: Chèn tất cả các trường dữ liệu vào biểu mẫu Word. Nhấn Next: Xem trước các chữ cái của bạn.
Xem trước thư của bạn
Bước 12: Chọn Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất để hoàn tất quy trình trộn thư.
Hoàn thành hợp nhất
Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, chọn Chỉnh sửa từng chữ cái.
Chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ
Chọn tất cả -> OK.
Được rồi 3
Bước 14: Bạn có thể lưu tệp bằng cách chọn Tệp -> Lưu hoặc Ctrl + S, đặt tên tệp và chọn thư mục chứa tệp.
Trên đây là cách sử dụng Trộn thư để hợp nhất thư trong Word 2007, bạn có thể sử dụng tính năng này để tạo các tệp có cùng mẫu. Với MS Word 2010 và MS Word 2013 bạn cũng làm như vậy. Chúc may mắn!

Đăng nhận xét

0 Nhận xét